الأخبار    مقالات    كيف تلتزم بالمواعيد وتسلم مشروعاتك في وقتها

كيف تلتزم بالمواعيد وتسلم مشروعاتك في وقتها

25-09-2008       ( خمس خطوات تساعدك لإنهاء الأعمال في الأوقات) يخلق الخوف من عدم إنجاز العمل في الوقت المحدد إرتباكاً واضطراباً، يقلل الاضطراب من إنتاجيتنا ومن قدرتنا على إنجاز العمل في الوقت المناسب، الأمر الذي يزيدنا اضطراباً، وهكذا تسير الحلقة المفرغة إلى ما لانهاية . عندما تتعلم كيف تسلم كل أعمالك في مواعيدها، فإنك ستنجح وظيفياً وتزدهر عملياً، وتستطيع التحكم في ضغوط العمل من حولك، مما يشكل عنصرا" من عناصر الرضا عن العمل. وستشعر بالرضا عما تفعله، وتحاول أن تحسنه. ولكن عليك تطبيق القوانين الخمسة التالية للتحكم في أوقات تسليم الأعمال دون تقاعس أو إهمال:     اسأل عن التفاصيل   تكمن جذور القلق والاضطراب الناجمين عن الأوقات النهائية لتسليم الأعمال في حقيقة أننا لانعلم ما هو متوقع منا. في دراسة تمت على سبعة ملايين موظف، أتضح أن نصفهم لايعلمون ماذا يتوقع مديروهم منهم. وكان يتم تحديد الأوقات النهائية للتسليم بدون دقة في أغلب الأحيان. فعبارة "سريعاً قدر المستطاع"، وبحلول آخر الشهر" لها مغزى مختلف عند كل شخص، ولكن المغزى الذي يقصده مديرك هو ماستحاسب عليه. والحل: عندما يتم تكليفك بمهمة ما، اسأل عن الوقت النهائي لإنجازها. وإذا لم يكن لدى المدير وقتاً محدداً، اقترح أنت موعداً محدداً. فاوض يمكن لمعظم الأوقات النهائية أن تؤجل إذا أردت ذلك. اقترح وقتاً بديلاً لكي لاتفشل في تسليم العمل في الوقت المحدد، وتضطر إلى طلب المزيد من الوقت. أفضل وقت تستطيع فيه اقتراح الموعد البديل هو وقت إسناد المهمة لك، أو بعد ذلك، ولكن لاتنتظر حتى اللحظة الأخيرة. تأكد من إبلاغ مديرك بسبب تأجيل الموعد. فنحن نفترض أن مديرينا يعلمون كل تفاصيل العمل لدينا، والحق أنهم لايعلمون، أو ينسون بسبب ضغوط العمل عليهم. فحاول أن تقوم أنت بتلك المهمة .   قسم العمل إلى أجزاء     الغرض من تقسيم المشروع إلى مكوناته الرئيسية نفسي بحت:وهو أن يبدو المشروع أكثر قابلية للسيطرة، وتفادي الشعور بالاضطراب والارتباك. ولكن هناك سبباً أستراتيجياً لذلك. وهو أن تلك الطريقة تتيح لك إدراك كيف أن أجزاء المشروع المختلفة تعتمد بعضها على بعض. على سبيل المثال، هل يتطلب إنجاز الجزء (ص) أن تنجز الجزء (س) أولا؟ وهل يمكنك إنجاز كل منهما بشكل مستقل .     تشاءم تنجز     نحن نميل للمبالغة في مواهبنا وطاقاتنا الداخلية، الأمر الذي يجعلنا نعتقد اننا سوف نقهر الصعاب ونتحاشى الفشل المحتمل في إنجازنا لعملنا. للسيطرة على ذلك المتفائل الوهمي في أعماقنا، ينبغي أن نرجع إلى مصادر خارجية كأن نسأل أنفسنا عن الوقت الذي تطلبه تنفيذ مهمة شبيهة للمهمة الحالية في الماضي، أو عن الوقت الذي أحتاجه آخرون لإنجاز مهمة مشابهه. يساعدنا ذلك في تحديد الوقت اللازم للإنجاز بحيادية.     تنحى عن طريقك     العقبة الوحيدة التي تواجهك هي أنت. كلنا نسوف ونؤجل الأعمال، ولكن تظل هناك مجموعة من الحسابات البسيطة من شأنها تقليل الوقت الضائع. إن استطعت : لاتشغل برنامج البريد الإلكتروني وحول هاتفك إلى البريد الصوتي، وكرس وقتك لإنجاز عملك دون الخروج عن خطتك المرسومة. تأكد من أنك تقوم بعملك  الشخصي، قبل أن تساعد الزملاء! مساعدة الآخرين ربما تبرر لك ولمديرك تأخرك في إنجاز الأعمال، ولكن إنجاز الأعمال دون مساعدة الزملاء  هو في حد ذاته جائزة كبرى.       الكاتب : admin